Institut for Virksomhedsledelse søger en erfaren og udadvendt ledelseskoordinator og PA til institutleder

Har du erfaring med ledelsesbetjening og administrative processer? Trives du med at koordinere opgaver på tværs af en organisation, skabe overblik og understøtte ledelsen i en travl hverdag? Så er du måske vores nye ledelseskoordinator og PA til institutleder ved Institut for Virksomhedsledelse.

Som ledelseskoordinator og PA til institutleder får du en central rolle på instituttet, hvor du både understøtter institutledelsen og koordinerer HR-relaterede processer og opgaver i tæt samarbejde med HR. Du bliver en vigtig samarbejdspartner for institutlederen og ledelsesgruppen og får samtidig en bred kontaktflade til medarbejdere, administrative enheder og samarbejdspartnere på Aarhus Universitet.

Stillingen kræver, at du kan bevare overblikket, når der er mange opgaver og processer i gang på samme tid, og at du trives med både de planlagte opgaver og løbende behov, der opstår i en organisation med mange forskellige interessenter.

Om stillingen
Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• PA for institutlederen og understøtte institutlederen i den daglige ledelsesbetjening, ledelsessparring og forskellige ad hoc-opgaver.
• Forberede og koordinere ledelsesmøder, herunder struktur, materialehåndtering og opfølgning.
• Følge op på ledelsesbeslutninger, sikre fremdrift samt koordinere sager og processer på tværs af administrative enheder og fagmiljøer.
• Varetage administrative opgaver og -processer, herunder personaleadministration samt on- og offboarding i samarbejde HR og andre administrative kolleger.
• Koordinere og facilitere diverse institutarrangementer.
• Varetage udvalgsbetjening af instituttets Institutforum og Diversitets- og Ligestillingsudvalg.
• Være bindeled og kontaktperson mellem institutlederen, medarbejdere, samarbejdspartnere og eksterne aktører, herunder særligt HR.

Du vil spille en central rolle i at understøtte instituttets ledelse og sikre, at administrative opgaver og processer bliver koordineret og fulgt til dørs. Du vil referere til institutlederen.

Om dig
Vi leder efter en erfaren, struktureret og selvstændig kollega, som trives i en udadvendt rolle med mange forskellige samarbejdsrelationer. Du har et godt overblik, tager ansvar og følger dine opgaver til dørs. Samtidig er du god til at skabe relationer og samarbejde med mennesker på tværs af organisationen.

Du kan bevare roen og overblikket i travle perioder, hvor der er mange bolde i luften, og du har en naturlig evne til at prioritere og skabe struktur. Du er initiativrig, har personligt drive og trives i en dynamisk hverdag, hvor opgaverne kan ændre sig undervejs.

Du kommunikerer ubesværet på både dansk og engelsk i skrift og tale. Instituttet har et internationalt forskningsmiljø, og en stor del af vores hverdag foregår på engelsk.

Vi forestiller os, at du:

• har en relevant akademisk uddannelse på kandidatniveau kombineret med flere års administrativ erfaring – eventuelt fra Aarhus Universitet eller lignende institution.
• har erfaring med ledelsesbetjening og -understøttelse.
• har solid erfaring med administrative opgaver og gerne kendskab til HR-relaterede processer.
• har erfaring med administrativ understøttelse af mødefora.
• har personligt drive, er initiativrig og god til at samarbejde.
• er en stærk kommunikator og kan håndtere mange interessenter og komplekse problemstillinger med en tolerant og empatisk tilgang.
• kan arbejde selvstændigt og målrettet og er god til at overholde deadlines.
• er fortrolig med administrative IT-værktøjer og -systemer og har let ved at sætte dig ind i nye systemer.

Vi tilbyder

• En central rolle på instituttet, hvor du får mulighed for at præge din arbejdsdag og være en vigtig støtte for ledelsen.
• Et positivt og udviklende arbejdsmiljø med fokus på samarbejde, respekt og faglighed.
• Mulighed for faglig og personlig udvikling i en dynamisk organisation.

Hvem er vi?
Institut for Virksomhedsledelse er et af de seks institutter ved Aarhus BSS – et af Aarhus Universitets fem fakulteter. Aarhus BSS samler de kernefaglige erhvervs- og samfundsvidenskabelige forskningsområder og bringer dem tættere sammen for at afspejle det tætte forhold mellem samfund og erhvervsliv.

Aarhus Universitet er på listen over verdens 100 bedste universiteter, og Aarhus BSS og Institut for Virksomhedsledelse har opnået de prestigefyldte AACSB-, AMBA- og EQUIS-akkrediteringer.

Instituttet beskæftiger mere end 160 akademiske medarbejdere, herunder forskere, ph.d.-studerende og tilknyttede forskere.

Du kan læse mere om Institut for Virksomhedsledelse på http://mgmt.au.dk/.

Du bliver en del af instituttets sekretariat med 20 medarbejdere, hvor vi løser administrative opgaver inden for undervisning og forskning samt øvrige administrative opgaver på instituttet.

I sekretariatet vægter vi et godt og trygt arbejdsmiljø højt, og kollegial støtte og humor er en naturlig del af hverdagen. Vi arbejder tæt sammen og hjælper hinanden på tværs af opgaver og udfordringer. Vores fælles mål er ikke kun at levere høj kvalitet i arbejdet, men også at sikre en arbejdsplads, hvor alle trives og føler sig godt tilpas.

Du kan læse mere om sekretariatet her: https://mgmt.au.dk/contact/

Yderligere information
Yderligere information om stillingen og instituttet kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder Lone Larsen, tlf. +45 93 50 83 38, e-mail: lone@mgmt.au.dk.

Hvis du har brug for hjælp til at uploade din ansøgning eller har spørgsmål til rekrutteringsprocessen, er du velkommen til at kontakte HR-koordinator Maria Grauert Løvgaard, tlf. +45 8715 3445, e-mail: mgb@au.dk.

Stillingen er en fast fuldtidsstilling med forventet startdato 1. december 2026 eller snarest muligt derefter.

Ansøgningsproces
Alle ansøgninger skal være modtaget online via Statens Rekrutteringsløsning senest den 15. oktober 2026.

Første samtalerunde forventes afholdt i uge 43 og eventuel anden samtalerunde kort derefter.

Krav og vilkår
Løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for akademikere i staten.

Du ansættes som fuldmægtig i basisløntrin 4-8.

Aarhus Universitet
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.