Sekretariatsleder til Teknik og Logistik, Aalborg Universitetshospital

Vil du stå i spidsen for et sekretariat i en af Aalborg Universitetshospitals største driftsafdelinger?

Teknik og Logistik søger en engageret og udviklingsorienteret sekretariatsleder, der kan lede og videreudvikle afdelingens sekretariat og styrke de tværgående administrative funktioner i en organisation med mere end 600 medarbejdere.

Som sekretariatsleder får du en central lederrolle med ansvar for både drift, udvikling og medarbejdere. Du bliver en vigtig sparringspartner for afdelingsledelsen og får stor indflydelse på udviklingen af de administrative funktioner, som understøtter afdelingens kerneopgave og fortsatte udvikling.

Du træder ind i en afdeling med høj faglighed, stærke samarbejdsrelationer og et uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor vi løfter i flok. Samtidig står vi over for en spændende udvikling med nye samarbejdsformer, organisatoriske forandringer og stigende krav til tværgående koordinering og ledelsesunderstøttelse.

Om stillingen

Som sekretariatsleder får du ansvaret for at samle, udvikle og koordinere de tværgående administrative funktioner i Teknik og Logistik. Du bliver leder for sekretariatets 8 medarbejdere og en central samarbejdspartner for afdelingsledelsen, hvor du bidrager til at omsætte strategiske ambitioner til konkrete resultater.

Sekretariatet understøtter afdelingen inden for blandt andet:

• Ledelsesbetjening og administrative processer
• Personaleadministration og HR-opgaver
• Understøttelse i forbindelse med lønforhandlinger, lokale aftaler og overenskomstmæssige forhold
• Understøttelse af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen
• Rekruttering og onboarding
• Økonomi, budgetopfølgning og økonomistyring
• Vagtplanlægning og ressourceoverblik
• BI, data og ledelsesinformation
• Kommunikation og administrative udviklingsopgaver

Dine primære opgaver

Som sekretariatsleder får du ansvaret for at sikre en professionel og sammenhængende administrativ understøttelse af hele Teknik og Logistik.

Dine opgaver omfatter blandt andet:

• Personaleledelse, faglig sparring og udvikling af sekretariatets medarbejdere.
• Sikre professionel understøttelse af afdelingsledelsen inden for ledelsesbetjening, HR, samarbejdssystemer og organisatoriske processer.
• Koordinere og understøtte lønforhandlinger, lokale aftaler og øvrige personaleadministrative processer i samarbejde med ledelsen, HR og de faglige organisationer.
• Understøtte afdelingens samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation samt bidrage til et konstruktivt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere.
• Sikre velfungerende administrative processer inden for rekruttering, ansættelser, personaleadministration og vagtplanlægning.
• Have det overordnede ansvar for budgetopfølgning, økonomistyring, økonomiske analyser og kvalitetssikring af økonomiske processer.
• Udarbejde analyser, ledelsesinformation og beslutningsgrundlag, der understøtter ledelsens arbejde.
• Drive og koordinere tværgående udviklings- og forandringsprojekter med fokus på implementering, fremdrift og interessenthåndtering.
• Udvikle og optimere administrative arbejdsgange samt bidrage til digitalisering og styrkelse af afdelingens administrative processer.
• Planlægge og koordinere intern og ekstern kommunikation i samarbejde med afdelingsledelsen.
• Sikre høj service og professionel understøttelse af interne og eksterne samarbejdspartnere.

Stillingen giver betydelig indflydelse på udviklingen af sekretariatets rolle, organisering og arbejdsformer i de kommende år.

Vi søger en leder, der

• Har erfaring med personaleledelse og administrative funktioner.
• Har erfaring med HR-relaterede opgaver, samarbejdssystemer og personaleadministrative processer.
• Har forståelse for overenskomster, løndannelse og lokale aftaler eller evner hurtigt at opbygge denne viden.
• Har solid forståelse for økonomi, budgetter og økonomistyring.
• Kan skabe struktur, overblik og fremdrift i en kompleks organisation.
• Trives med både driftsmæssige, administrative og udviklingsorienterede opgaver.
• Har stærke relationelle kompetencer og evner at skabe følgeskab.
• Kommunikerer klart og professionelt både mundtligt og skriftligt.
• Har gode digitale kompetencer og interesse for data, ledelsesinformation og udvikling af administrative processer.
• Arbejder helhedsorienteret og kan omsætte strategiske mål til konkrete resultater.

Erfaring fra sundhedsvæsenet eller en politisk styret organisation er en fordel, men ikke et krav.

Din baggrund

Du har en relevant videregående uddannelse inden for administration, økonomi, HR, samfundsvidenskab, offentlig ledelse eller lignende.

Vi lægger vægt på, at du har erfaring med ledelse, økonomistyring og tværgående samarbejde i større organisationer.

Vi tilbyder

• En central lederstilling med stor indflydelse på udviklingen af afdelingens administrative funktioner.
• Mulighed for at sætte retning for og videreudvikle et stærkt sekretariat.
• Tæt samarbejde med afdelingens ledelse.
• En afdeling i udvikling med høje ambitioner og stor betydning for hospitalets drift.
• Et stærkt fagligt miljø med engagerede og kompetente medarbejdere.
• En arbejdsplads præget af tillid, samarbejde og frihed under ansvar.
• Gode muligheder for faglig og ledelsesmæssig udvikling.

Om Teknik og Logistik

Teknik og Logistik er en af Aalborg Universitetshospitals største afdelinger med mere end 600 medarbejdere og spiller en central rolle i hospitalets daglige drift og udvikling.

Afdelingen er organiseret i fire sektioner: Patientlogistik, Forsyningslogistik, Teknik og Bygningsdrift samt Projekt og Medico. Herudover understøttes afdelingen af tværgående funktioner i Sekretariatet.

Derudover er den administrative enhed Fysisk Planlægning forankret i Teknik og Logistik. Enheden varetager blandt andet strategisk og operativ planlægning af hospitalets arealer, funktionsplanlægning, flytteprocesser og kapacitetsudnyttelse.

Teknik og Logistik understøtter hospitalets drift på tværs af flere matrikler og en bred vifte af faglige områder. Afdelingens opgaver spænder fra patient- og forsyningslogistik til teknisk og bygningsdrift, medico, projekter og fysisk planlægning mm. Det stiller store krav til koordinering, samarbejde og administrativ understøttelse.

Aalborg Universitetshospital er fortsat i udvikling. Nye bygninger tages i brug, arbejdsgange udvikles, og samarbejdet på tværs af matrikler og fagområder styrkes løbende. Samtidig vil udviklingen af sundhedsvæsenet og implementeringen af sundhedsreformen skabe nye opgaver og muligheder for hospitalet.

Som sekretariatsleder får du en central rolle i at understøtte ledelsen og organisationen i disse processer. Du skal være med til at skabe struktur, sammenhæng og fremdrift i en kompleks organisation med mange fagligheder, interessenter og samarbejdsflader.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen har organisatorisk tilknytning og fast arbejdssted på Aalborg Universitetshospital i Hospitalsbyen. Teknik og Logistik understøtter imidlertid hospitalets funktioner på tværs af mange matrikler, og som sekretariatsleder må du forvente en hverdag med synlig ledelse, mødeaktivitet og samarbejde på tværs af hospitalets lokationer.

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst for akademikere ansat i regioner m.v. indgået med de relevante AC-organisationer eller løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst for administrations- og IT-personale mfl. indgået med HK.

Yderligere oplysninger

Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte:

Belma Ilic
Chef for Teknik og Logistik
Telefon: 40 30 96 71

eller

Trine Thomsen
Sektionschef, Projekt og Medico
Telefon: 21 22 96 28

Tidsplan

• Ansøgningsfrist: 28. oktober 2026
• 1. samtalerunde: 3. november 2026
• 2. samtalerunde: 9. november 2026
• Forventet tiltrædelse: 1. januar 2027